زمانی که فرانسسکو سیریلو در دانشگاهی در شهر رم تحصیل می کرد و قصد داشت موقعیت اش را با تلاش زیاد حفظ کند، تصمیم گرفت یک تکنیک مدیریت زمان را به وجود آورد تا بتواند ذهن خود را متمرکزتر کرده و دقتش را افزایش دهد. وسایلی که در دست داشت اینها بودند: کاغذ؛ خودکار و یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی ("پومودورو" به زبان ایتالیایی یعنی گوجه فرنگی).
در یک نگاه، تکنیک پومودورو که فرانسسکو طراح آن است، بسیار شبیه سیستم TIME BOXING است. در روش TIME BOXING شما یک زمان مشخص را در نظر می گیرید (معمولاً از 20دقیقه تا یک ساعت) و در آن موقع فقط و فقط یک کار خاص را انجام می دهید. وقتی زمان به پایان رسید، می توانید یک "TIME BOX" دیگر برای آن کار صرف کنید یا اینکه کار دیگری را انتخاب کنید.
اصول اولیه تکنیک پومودورو
یک کار را انتخاب کنید.
تایمر خود را روی 25دقیقه نظیم کنید (هر 25 دقیقه یک "پومودورو" گفته می شود).
شروع به کار کنید تا اینکه زنگ تایمر به صدا درآید و سپس روی کاغذتان کنار آن کار یک X بگذارید.
به خودتان پنج دقیقه زنگ تفریح بدهید.
وقتی پنج دقیقه تمام شد تا زمانی که کارتان تمام شود، پشت سر هم پومودورو به پومودورو به کارتان ادامه دهید. وقتی کارتان به پایان رسید، می توانید آن کار را از لیستتان حذف کنید. سپس به سراغ کار بعد بروید.
بعد از چهار پومودورو، یک زنگ تفریح طولانی تر به خود بدهید (15 تا 30 دقیقه)
پومودورو در پنج مرحله
برای انجام تکنیک پومودورو، پنج مرحله را باید در نظر داشت:
1- در آغاز هر روز برنامه ریزی کنید. فهرستی از کارهایی را که قصد دارید در آن روز انجام دهید، در لیست کارهایی که باید انجام شوند بنویسید.
2- در طول روز، بر کارهایتان نظارت کنید. ببینید برای چه کارهایی وقت خود را صرف می کنید و اتمام هر کار چقدر زمان می برد.
3- در پایان هر روز، نتایج را ثبت کنید. برای خودتان یک بایگانی درست کنید تا بتوانید بفهمید وقتتان را چگونه صرف می کنید.
4- هر روز در پایان، وقتی را برای بررسی اختصاص دهید تا اطلاعات خام را به دریافت ها و مشاهدات تبدیل کنید.
5- چگونگی صرف وقتتان را بازبینی کنید و تصمیم بگیرید چطور می توانید بهتر زمان بندی کنید.
موارد مورد نیاز برای انجام پومودورو
تایمر آشپزخانه (می توانید از نرم افزارهای کامپیوتری هم استفاده کنید).
مداد
برگه کارهایی که باید انجام شوند
برگه لیست فعالیت ها
برگه ثبت کارها (مراحل "ثبت"، "بررسی" و "بازبینی" در این برگه صورت می گیرند).
قوانین تکنیک پومودورو
برای به کار بستن تکنیک پومودورو، باید از این قوانین پیروی کنید:
یک پومودورو تقسیم پذیر نیست (همیشه 25 دقیقه است).
اگر یک پومودورو را شروع کردید اما حواستان پرت شد و مشغول کار دیگری شدید، آن پومودورو محسوب نمی شود و نمی توانید کنار آن X بزنید.
اگر قبل از 25 دقیقه کارتان تمام شد، به بازبینی همان کار ادامه دهید تا زنگ به صدا درآید.
اگر کاری را در پنج دقیقه یا کمتر تمام کردید و بازبینی آن ارزش وقت گذاری نداشت، آن را یک پومودورو حساب نکنید.
وقتی تایمر به صدا درآمد، حتی اگر فکر کردید یکی، دو دقیقه دیگر کار تمام می شود، دست از کار بکشید.
در زنگ تفریح پنج دقیقه ای تان، سعی کنید یک کار خوب برای خودتان انجام دهید؛ مثلاً کمی آب بنوشید، حرکات کششی انجام دهید، چشم هایتان را ببندید و... این زنگ تفریح های کوتاه اجازه می دهند ذهنتان از کاری که مشغول به آن بودید رها شود و آنچه یاد گرفته اید برایتان جا بیفتد. همچنین موجب می شوند ذهنتان باز شود و برای پومودوروی بعد آماده شوید.
اگر کاری بیشتر از پنج تا هفت پومودورو طول کشید، آن را به قسمت های کوچک تر تقسیم کنید؛ به عنوان مثال، اگر در لیست کارهایی که باید انجام شوند نوشته اید "مقاله نوشتن" و برای این کار بیشتر از پنج تا هفت پومودورو لازم است، آن را به این صورت تقسیم کنید: انجام تحقیق برای نوشتن مقاله، نوشتن خلاصه رئوس مطالب، نوشتن پیش نویس، پاک نویس کردن، ویرایش و غلط گیری مقاله.
اگر کاری کمتر از یک پومودورو وقت نیاز دارد، کارهای کوچک دیگری را پیدا کنید و همه را در یک پومودورو بگنجانید.
وقتی یک پومودورو شروع می شود، باید تا زمانی که زنگ به صدا درمی آید روی آن کار تمرکز کنید. با این کار شما خود را عادت می دهید که به مدت 25 دقیقه در یک زمان تمرکز کنید و به کار بپردازید.
در زنگ تفریح های طولانی تر، می توانید برای خودتان چای یا قهوه درست کنید، پیام های تلفنتان را گوش کنید، ای میل هایتان را چک کنید و... .
همچنین، از زنگ تفریح های طولانی تر برای تمرکز مجدد استفاده کنید. از خودتان بپرسید آیا دو ساعت گذشته را با موفقیت سپری کرده اید؟ اگر این طور نبود، سراغ لیست کارهایتان بروید و دوباره خودتان را به انجام آن کار مجبور کنید.
با وقفه ها چه کار کنیم؟
وقفه ها، هم می توانند درونی باشند و هم بیرونی. با آنها به این ترتیب باید کنار بیاییم:
وقفه های درونی
وقفه های درونی آنهایی هستند که از خودتان نشأت می گیرند؛ به طور مثال مجبور می شوید فوراً ای میل تان را چک کنید، یا دنبال مطلبی که ذهنتان را مشغول کرده در اینترنت بگردید، یادتان می آید باید به یک نفر زنگ بزنید، تصمیم می گیرید میز تحریرتان را مرتب کنید و... .
هرگاه فوریتی پیش آمد که مجبور شدید حواستان را از کاری که در دست داشتید منحرف کنید، روی برگه ای که پومودوروهای تان را ثبت می کنید یک () بگذارید. سپس یکی از این دو کار را انجام دهید:
اگر واقعاً لازم است آن کار را همان روز انجام دهید، آن را در لیست کارهایی که باید انجام شوند، در ستون "برنامه ریزی نشده و فوری" بنویسید.
اگر کاری است که به راحتی می توانید روز دیگری انجام دهید، آن را در برگه لیست فعالیت ها بنویسید.
وقتی که این کار را انجام دادید، به سراغ کاری که انجام می دادید بروید و تا موقعی که زنگ به صدا درآید، ادامه دهید. اگر کاری را در ستون فوری قرار داده اید که باید آن را همان روز انجام دهید احتمالاً به ضرر کار دیگری خواهد بود که از قبل برنامه ریزی کرده بودید.
وقفه های بیرونی
وقفه های بیرونی وقتی به وجود می آیند که مثلاً تلفن زنگ می زند، کسی در می زند، یک همکار وارد اتاقتان می شود و... . وقتی این وقفه ها ایجاد می شوند، یک (-) روی برگه ثبت پومودوروهایتان بگذارید.
در مورد وقفه های بیرونی از روش "اطلاع دادن، عبور کردن و اتخاذ تدبیر" استفاده کنید. به این معنی که به آن فرد اطلاع دهید که در حال انجام کاری هستید و به سرعت برای دوباره برنامه ریزی کردن وقفه ایجاد شده، از آن عبور کنید. سپس از همان روشی که در مورد وقفه های درونی بیان شد، استفاده کنید و در پایان کار، یادتان نرود که سراغ آن فرد بروید.
ثبت، بررسی و بازبینی
چگونگی استفاده از وقتتان را بهبود ببخشید
آنچه بر آن نظارت کرده و ثبت می کنید بستگی به آن دارد که چه چیزی را می خواهید دریافت و مشاهده کنید و چه نوع گزارش هایی را تهیه کنید. انتخابی که دارید این است که برای خود هدفی تعیین کنید تا بتوانید به طور صحیح تصمیم بگیرید که برای انجام فعالیت هایی که به طور معمول انجام می دهید، چقدر زمان نیاز دارید. چند پومودورو لازم است تا:
... تحقیقات انجام شود؟
... خلاصه رئوس مطالب نوشته شود؟
... پیش نویس مطالب نوشته شود؟
... مطالب پاک نویس شود؟
و در آخر، چند پومودورو لازم است تا مقاله، ویرایش و غلط گیری شود؟
وقتی که متوجه شدید که برای هر کدام از این کارها چقدر زمان نیاز دارید، می توانید سعی کنید در آن زمان ها، نتایج بهتری بگیرید. احتمالاً پس از اینکه نتایج خود را بررسی کنید، متوجه خواهید شد که برای انجام تحقیق به منظور نوشتن مقاله، زمان زیادی لازم دارید. شما می توانید هدفی را برای خودتان تعیین کنید که وقت کمتری را به تحقیق اختصاص دهید و راه هایی را به این منظور پیدا کنید.
انتخاب دیگری که دارید این است که برای خودتان قوانین واضحی وضع کنید؛ مانند اینکه "من برای تحقیق در مورد نوشتن مقاله، دو پومودورو وقت می گذارم و با هر اطلاعاتی که در آن مرحله داشته باشم، مقاله را می نویسم".
علاوه بر این، وقتی کارهای انجام شده تان را بازبینی می کنید، متوجه خواهید شد که وقتتان را روی کارهایی که آن قدرها هم برایتان اهمیت ندارند می گذارید و از کارهایی که شما را به اهداف بلندمدت تان نزدیک می کنند، غافل هستید همچنین به این موضوع پی خواهید برد که وقتتان را به کارهایی اختصاص می دهید که اهمیت دارند اما هنگام برنامه ریزی برای روزتان، آنها را در نظر نگرفته بودید. این موضوع، سرنخ های ارزشمندی را به شما می دهد تا بتوانید ببینید وقتتان کجا می رود.
برگرفته از iranianpath.com
حرف دل !...
